Один из немало важных вопросов, что возникают при ликвидации организации, где хранить её документы, ведь их нельзя уничтожить, так как процесс передачи их в госархив регулирует законодательство. Все документы сроки хранения, которых ещё не истекли должны быть переданы ликвидатором в государственный или коммерческий архив. Когда организация находится в процессе ликвидации все процессы уже остановлены, сотрудников нет, нет офиса и склада — хранить документы негде, работать с документами некому.
При этом документы должны быть сданы в государственный архив. Сдача документов осуществляется в соответствии с ФЗ 125 «Об Архивном деле в Российской Федерации», с оформлением акта приёма-передачи, подготовкой описи, оформлением дел с соблюдением всех требований и нормативов. В первую очередь это касается всей документации по работе с кадрами: личные карточки, начисление заработной платы, приказы и другая информация, которая может потом пригодиться бывшим сотрудникам организации. Например, документация по трудовому стажу, что оформлена до 2003 года, должна храниться семьдесят пять лет, после данной даты – пятьдесят лет.
Подготовка документов к сдаче в госархив собственными силами приведет только к потере времени и денег. Ведь надо изучить не только архивное законодательство, но также знать требования конкретного Архива, куда сдается документация. Иметь ресурсы и материалы для переплетов дел, составления описей, оформлению обложек, погрузочных работ и транспортировки документов. Нужны архивисты, переплетчики, грузчики, транспорт. Самый простой выход доверить эту хлопотную работу, специалистам компании «Архив Нева», которые имеют очень хороший опыт в данной работе и быстро справятся с любым объемом документации.
Этапы работы с документацией, которые выполнят сотрудники компании:
- проведение экспертизы по выявлению практической и научной-технической ценности документации;
- систематизация и формирование дела
- нумерация листов в деле
- создание внутренних описей в деле
- переплетные работы
- оформление обложки дела, проставление штампов
- оформление общей описи дел в соответствии с требованиями федерального законодательства
- формирование предисловия и исторической справки
Все эти этапы работ требуют знаний и опыта в архивном деле.
Архивное хранение документов на время проведения работ также возьмет на себя компания «АРХИВ НЕВА».