Каждый новый год привносит свои изменения в организационное видение форумов. Их участники становятся все более притязательными. Просто красивая локация и хорошие развлечения уже не могут поражать участников ивентов.
Правильная постановка работы
Все, что предстоит проделать, необходимо разделить на три основных части:
- Подготовка – здесь организаторы ставят цели и задачи, которые должны быть разрешены в ходе мероприятия – определяется расходная часть, проводятся переговоры с владельцами определенного места проведения, планируется, каким образом участники будут доставлены к локации, подготавливаются материалы выступлений вместе со спикерами.
- Процесс реализации подразумевает контроль и координирование действий сотрудников, решение возникающих проблем по ходу действия.
- Завершающий этап после проведения – работа над пресс- и фоторелизами и их публикация.
Моменты, требующие особого внимания
В первую очередь позаботьтесь о бесперебойном Wi-Fi. Аренда зала без высокоскоростного интернета обречена на фиаско. Современное общество и его передовые представители привыкли к быстрому владению нужной информацией. Время между вводом запроса в поисковик и выдачей нужного материала занимает секунды и если они будут превращаться в пятиминутки по техническим причинам, то это катастрофическая недоработка организаторов. Выступающим нужно будет демонстрировать видеоролики, загружаться они должны быстро.
Разработка программы – еще одна важная часть работы. В одно время может проходить несколько схожих по тематике событий и выбор, какому отдать предпочтение будет основываться на ознакомлении с планом мероприятия. Решение будет принято в пользу четко составленной, компактной, информационно емкой и понятной программки, где указаны выступающие, раскрыта тема, возможности для полезных знакомств и т.д. Именно эти пригласительные будут приобретены директором компании своим сотрудникам.
Конференц-центр должен быть оборудован удобной мебелью, непосредственно влияющей на физический комфорт участников форума. Не делайте ставку на стилистическую вычурность кресел. Людям придется долго сидеть, а дискомфорт такой «красоты» будет отвлекать от эффективного восприятия новых знаний. Избегайте высоких стульев и низких диванов, подумайте о людях, имеющих инвалидность.
Событийная насыщенность масштабных форумов потребует наличия локаций, где гости могли бы передохнуть, отвлечься, сделать звонок или выпить кофе. В том плане будут кстати мягкие уголки. Идеально наличие отдельных комнат. Учтя все эти тонкости, организаторы сделают мероприятие не только удобным, но и эффективным.