Для организации наибольшую выгоду будет представлять увеличение общей производительности (примерно на 15-30%), контроль расходов, а также улучшение общедоступных коммуникаций. Выгодой для руководителей будет повышение своевременности работы команды, улучшение контроля и быстрый доступ к информации. В свою очередь, сотрудники получат наибольшую выгоду от автоматизации повседневной деятельности, сокращения времени выполнения задач и устранения частых ошибок. В этом поможет сервис https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/ оказывающий различные виды услуг в сфере бизнеса.
Особенности документооборота на предприятии
Классическое управление бумажными документами несет в себе множество рисков, связанных с этим, и создает дополнительные затраты.
Хранение, исчезновение или уничтожение единственной версии документа, которая является оригиналом, может нести огромные последствия, при этом не стоит забывать, что хранение папок и расходы на содержание и повышение безопасности архивов не являются одними из низких.
Кроме того, каждый раз, когда доступ к контрактам или официальным письмам привлекает дополнительных людей в компании, потребляет драгоценное время для поиска, аренды и возврата документов.
Совершенно иначе представляется ситуация с предприятиями, которые внедрили программное обеспечение для управления документами. В такой организации каждый документ имеет свою цифровую копию, а правильная матрица доступа позволяет отдельным сотрудникам получать доступ к архиву таким образом, чтобы гарантировать удобство и безопасность.
Электронный документооборот, в отличие от его классического аналога, генерирует несравненно большие преимущества в виде экономии времени, устранения ошибок и внедрения механизмов управления, встроенных в саму программу.
Технические преимущества
Стоит отметить, что хранение электронных документов открывает нам путь к перемещению бумажного архива вне организации. Специализированные компании по хранению документов могут значительно снизить затраты на их хранение при одновременном повышении уровня их безопасности. В определенных случаях оригиналы доставляются в офис компании по запросу.
Прежде всего, внимание должно быть обращено на современность, функциональность, гибкость и безопасность такого решения. Профессиональная система должна дать нам возможность самостоятельно вносить изменения и создавать новые шаблоны процессов без привлечения производителя. Веб-интерфейс уже практически стандарт на рынке, так что вам не нужно объяснять, какие удобства он приносит с собой.